Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025

Einführung der obligatorischen E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025

Das Wachstumschancengesetz hat die Bestimmungen zur Rechnungsstellung gemäß § 14 UStG für Umsätze ab dem 31. Dezember 2024 grundlegend neu geregelt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer bei Transaktionen untereinander regelmäßig eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) verwenden. Es gibt Übergangsregelungen für die Einführung dieser obligatorischen E-Rechnung, wobei private Endverbraucher von diesen Vorschriften ausgenommen sind.

Weitere Details und eine detaillierte Auslegung finden sich im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, während unsere FAQ die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung beantworten.

1. Warum wird die verpflichtende ERechnung eingeführt?

Durch die E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden. Insbesondere im Rechnungswesen können Prozesse vereinfacht werden. So brauchen zukünftig z. B. die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst zu werden. Dadurch werden doppelte Arbeitsgänge und hierbei entstehende Fehler vermieden.

Für die Rechnungsaussteller und empfänger ergeben sich erhebliche Einsparpotentiale, wenn ein großer Teil von Buchungsbelegen nur noch in strukturierter elektronischer Form vorliegt, die medienbruchfrei weiterverarbeitet werden können.

2. Wie ändern sich die Regelungen zu elektronischen Rechnungen?

Für einen bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführten Umsatz gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Unter diese Definition fällt z. B. auch ein per EMail versandtes einfaches PDFDokument.

Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine ERechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispielsweise ein einfaches PDFDokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat.

Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine ERechnung nicht erfüllen, fallen seit dem 1. Januar 2025 unter die Bezeichnung „sonstige Rechnung“. Insbesondere Rechnungen auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z. B. einfaches PDFDokument) stellen eine sonstige Rechnung dar.

Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes. Wurde der Umsatz vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt, kann eine Rechnung auch dann noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden, wenn sie erst später gestellt wird.

Außerdem gelten Übergangsregelungen, bis tatsächlich alle Unternehmen eine ERechnung ausstellen müssen (siehe hierzu Frage 11).

Zum Empfang einer ERechnung siehe Frage 12.

3. Was versteht man unter einem „inländischen Unternehmen“?

Ein Unternehmer im Sinne des § 2 UStG ist jede Person, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Dies umfasst unter anderem Freiberufler sowie Personen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erzielen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte.

Ein Unternehmen gilt als inländisch, wenn es seinen Sitz, seine Geschäftsführung oder eine Betriebsstätte, die am Umsatz beteiligt ist, im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland hat. Wenn kein Sitz vorhanden ist, gilt der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthaltsort des Unternehmers als maßgeblich.

4. Gibt es Ausnahmen von der verpflichtenden E-Rechnung?

Die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten nur, wenn eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher sind sie nicht anwendbar in folgenden Fällen:

  • Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze)
  • Bei vielen steuerfreien Umsätzen gemäß § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, wie etwa steuerfreie Finanzdienstleistungen oder steuerfreie Grundstücksvermietungen.

In diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig.

Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung zur Rechnungsausstellung besteht, muss diese nicht zwingend als E-Rechnung erfolgen bei:

  • Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV)
  • Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV)
  • Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)
  • Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind (z. B. viele Vereine oder staatliche Einrichtungen)
  • Bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.

In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G-Umsätze) unterliegen nicht den umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende E-Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt. Allerdings sind Lieferanten und Dienstleister bereits seit dem 27. November 2020 aufgrund der E-Rechnungsverordnungen verpflichtet, gegenüber öffentlichen Auftraggebern elektronisch zu fakturieren. Diese Vorschriften (z. B. ERechV des Bundes) müssen zusätzlich zu den umsatzsteuerlichen Verpflichtungen beachtet werden.

5. Fallen auch Vereine unter die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung?

Vereine können sowohl unternehmerische als auch nichtunternehmerische Tätigkeiten ausüben. Ist der Verein unternehmerisch tätig, gelten die allgemeinen Vorschriften zur verpflichtenden E-Rechnung. Das bedeutet, der Verein muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und muss selbst E-Rechnungen ausstellen, sofern keine der Ausnahmen aus Frage 4 zutrifft oder die Übergangsregelungen (siehe Frage 11) in Anspruch genommen werden.

Wenn jedoch Leistungen den nichtunternehmerischen Bereich des Vereins betreffen, ist der Verein nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen oder selbst auszustellen. Auch wenn für Umsätze an juristische Personen, die keine Unternehmer sind (wie beispielsweise an einen nichtunternehmerisch tätigen Verein), eine Rechnung ausgestellt werden muss, kann diese auch in Form einer sonstigen Rechnung übermittelt werden.

6. Benötigen Unternehmen eine Leitweg-ID?

Für die Ausstellung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) ist grundsätzlich keine Leitweg-ID erforderlich.

Eine Leitweg-ID wird nur benötigt, wenn eine E-Rechnung an eine Behörde gesendet werden soll (B2G-Bereich, siehe auch Frage 4). Sie ermöglicht die eindeutige elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung an den öffentlichen Auftraggeber.

7. Welche Formate sind für eine E-Rechnung zulässig?

Eine E-Rechnung gilt insbesondere dann als zulässig, wenn sie den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht (weitere Details hierzu finden Sie in Frage 15).

In Deutschland erfüllen insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL) die umsatzsteuerlichen Anforderungen für eine E-Rechnung.

Darüber hinaus kann das Format einer E-Rechnung zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger individuell vereinbart werden. Voraussetzung hierfür ist, dass das gewählte Format die vollständige und korrekte Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung ermöglicht. Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, können beispielsweise EDI-Verfahren wie EDIFACT weiterhin für E-Rechnungen genutzt werden.

8. Wie kann eine E-Rechnung übermittelt und empfangen werden?

Das Gesetz legt keinen spezifischen Weg für die Übermittlung von E-Rechnungen fest, um eine möglichst flexible Handhabung zu ermöglichen. Dadurch können verschiedene Lösungen in der Praxis genutzt werden. Mögliche Übermittlungswege sind beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten über eine elektronische Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzerns, die Übergabe auf einem USB-Stick oder der Download über ein Internetportal. Der konkrete Übermittlungsweg muss zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien vereinbart werden.

Ab dem 1. Januar 2025 ist es jedoch erforderlich, dass ein Unternehmen den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen kann. Dazu genügt bereits ein E-Mail-Postfach.

9. In welchem Umfang muss eine E-Rechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglichen?

Die Anforderung, dass eine E-Rechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglichen muss, führt zu keinen zusätzlichen Verpflichtungen. Der Rechnungsempfänger ist nicht verpflichtet, eine weitergehende elektronische Verarbeitung vorzunehmen, als es bereits durch die Aufbewahrungsvorschriften erforderlich ist (siehe Frage 13). Zwar kann der Empfänger die Vorteile der Digitalisierung durch eine elektronische Verarbeitung nutzen, ist jedoch nicht dazu verpflichtet.

10. Müssen E-Rechnungen auch für Barkäufe ausgestellt werden?

Für bar bezahlte Leistungen gelten keine speziellen Regelungen. Daher muss beispielsweise auch für ein Geschäftsessen im Restaurant oder den Materialeinkauf eines Unternehmers im Baumarkt eine E-Rechnung ausgestellt werden, wenn der Rechnungsbetrag 250 Euro übersteigt und der Rechnungsaussteller keine Übergangsregelungen in Anspruch nehmen kann oder möchte.

In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, zunächst vor Ort eine andere Rechnung (z. B. einen Kassenbeleg) auszustellen, die später durch eine E-Rechnung korrigiert wird. Die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers kann bei der Leistungserbringung erfragt und die E-Rechnung dann per E-Mail nachträglich gesendet werden. Den Beteiligten steht es jedoch frei, die für sie passende Lösung zu wählen.

11. Welche Übergangsregelungen gelten für die Ausstellung einer E-Rechnung?

Im Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 haben alle Rechnungsaussteller die Möglichkeit, anstelle einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Dabei kann auch weiterhin eine Papierrechnung verwendet werden. Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als einer E-Rechnung (z. B. eine E-Mail mit einer PDF-Datei) kann – wie bisher – nur genutzt werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Dies ist erforderlich, da dem Empfänger nicht zugemutet werden kann, ein ihm unbekanntes elektronisches Format zu akzeptieren.

Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro gilt diese Frist sogar bis zum Ende des Jahres 2027.

Ein EDI-Verfahren, das nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt, kann ebenfalls noch bis zum Ende des Jahres 2027 verwendet werden.

Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen wird die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen zur Pflicht.

Obwohl die Entscheidung über die Nutzung der Übergangsregelungen beim Rechnungsaussteller liegt, ermöglichen diese Regelungen auch einem Rechnungsempfänger, einen Vertragspartner auszuwählen, der gegebenenfalls noch Papierrechnungen ausstellt.

12. Gibt es Ausnahmen für den Empfang von E-Rechnungen?

Seit dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmen (siehe Frage 3) verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Das gesetzgeberische Ziel (siehe Frage 1) kann nur durch eine möglichst flächendeckende Nutzung der E-Rechnung erreicht werden. Ausnahmen sind daher nicht vorgesehen, da solche immer zu Abgrenzungsproblemen führen und das Steuerrecht verkomplizieren würden.

Kleinunternehmer sind zwar von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit (siehe Frage 4), müssen jedoch trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Für den Empfang einer E-Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach (siehe Frage 8).

13. Wie muss eine E-Rechnung aufbewahrt werden?

Nach § 14b Absatz 1 UStG sind Unternehmer verpflichtet, ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung für acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt.

Zusätzlich wird auf das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269), geändert durch das BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (BStBl I S. 374), verwiesen, das die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regelt.

14. Wie kann eine E-Rechnung beim Finanzamt eingereicht werden?

Auf Anfrage (z. B. im Rahmen des Veranlagungsverfahrens) können Steuerpflichtige E-Rechnungen über das ELSTER-Portal an die Finanzverwaltung übermitteln.

15. Wohin kann ich mich bei Fragen zur Norm EN 16931 wenden oder Hinweise für deren Überarbeitung melden?

Die Formatvorgaben für die E-Rechnung basieren auf unionsrechtlichen Vorgaben, die ursprünglich für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung (B2G-Bereich) entwickelt wurden. Diese Vorgaben wurden vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) in der europäischen Normenreihe EN 16931 technisch umgesetzt und gelten nun auch für den B2B-Bereich.

Die EN 16931 ist bereits in der Lage, die meisten Geschäftsvorfälle im B2B-Bereich abzubilden, und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Sollten dennoch spezielle Geschäftsvorfälle nicht vollständig abgebildet werden können, können Hinweise zur Weiterentwicklung der Norm an den DIN-Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA) gerichtet werden. Diese Hinweise können auch über die Wirtschaftsverbände eingereicht werden.

Melden Sie sich an!

Webinare zum Thema RIDX

17123
17129
17132
17131