Um kleinen und mittleren Unternehmen den Übergang zu erleichtern, wurden Übergangsfristen bis Ende 2028 eingeräumt.
Während dieser Fristen können Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 weiterhin per Papierrechnung abgerechnet werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
Die Übergangsfristen betreffen ausschließlich Rechnungsaussteller. Für den Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsregelung.
Ab dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer als Rechnungsempfänger in der Lage sein, E-Rechnungen für umsatzsteuerpflichtige Leistungen zu erhalten und diese maschinell zu verarbeiten.
Wer im B2B-Bereich eine steuerpflichtige Leistung im Inland gegenüber einem anderen Unternehmer erbringt, muss innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung ausstellen. Die Form der Rechnung unterliegt den folgenden Übergangsregelungen:
- In den Jahren 2025 und 2026 kann mit einer E-Rechnung abgerechnet werden, jedoch besteht noch keine Pflicht dazu.
- Ab dem 1. Januar 2027 besteht die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, wenn der Umsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betrug.
- Ab dem 1. Januar 2028 ist die Ausstellung von E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich für alle Unternehmen verpflichtend, also auch für solche mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro.
Kleinunternehmer sind von der Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit, wie in § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) geregelt, der durch das Jahressteuergesetz 2024 eingeführt wird. Diese Ausnahme gilt jedoch nur für die Ausstellung von E-Rechnungen. Auch Kleinunternehmer müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten.
Wofür gilt die E-Rechnung?
Im inländischen B2B-Bereich, also zwischen inländischen Unternehmern, wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) verpflichtend. Ziel ist es, Papier-Rechnungen und andere Formate langfristig abzuschaffen.
Es gibt jedoch Ausnahmen: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. In diesen Fällen kann jede Art von Rechnung ausgestellt werden.
Auch bei steuerfreien Leistungen, Leistungen an Privatpersonen oder Leistungen an andere Unternehmer für deren privaten Bereich ist die Verwendung der E-Rechnung nicht verpflichtend. In diesen Fällen können ebenfalls andere Rechnungsarten genutzt werden. Wird das System der E-Rechnung verwendet oder eine Rechnung in elektronischer Form ausgestellt, muss der Kunde zustimmen.
Wenn mindestens einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland ansässig ist, besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein, ab 2025 gilt ein PDF-Dokument nicht mehr als E-Rechnung. Es zählt dann zu den »sonstigen Rechnungen«.
Eine gültige E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinell lesbar und verarbeitbar ist. Zusätzlich muss die Authentizität der Rechnung durch geeignete technische Verfahren, wie beispielsweise eine digitale Signatur, sichergestellt werden. Ein simples PDF-Dokument erfüllt diese Anforderungen nicht.
BMF-Schreiben zur E-Rechnung: Erklärungen und Hinweise für die Praxis
Das Bundesfinanzministerium hat mittlerweile ein BMF-Schreiben veröffentlicht, das die neuen Regelungen zur E-Rechnung erläutert und praxisnahe Hinweise zur Umsetzung gibt. In diesem Schreiben werden unter anderem folgende Themen behandelt:
- Rechnungsarten ab dem 1. Januar 2025
- Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen
- Zulässige Formate einer E-Rechnung
- Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen
- Verträge als Rechnung
- Berichtigung von E-Rechnungen
- E-Rechnung und Vorsteuerabzug
- Aufbewahrung von Rechnungen
Im Folgenden gehen wir auf einige der wichtigsten Punkte ein.
Hybride Rechnungsformate
Neben rein strukturierten E-Rechnungen sind auch hybride Formate zulässig. Ein hybrides Format kombiniert einen strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) mit einem menschenlesbaren Teil (z. B. PDF-Dokument). Ein Beispiel dafür ist das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, das die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt.
Verträge als Rechnung
Verträge können als Rechnung anerkannt werden, wenn sie alle erforderlichen Angaben gemäß §§ 14, 14a UStG enthalten. Bei Dauerschuldverhältnissen, wie zum Beispiel Mietverträgen, genügt es, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird, die den Vertrag als Anhang beilegt.
Rechnungsberichtigung bei E-Rechnungen
Fehlerhafte oder unvollständige E-Rechnungen können berichtigt werden. Die Berichtigung muss ebenfalls in einem strukturierten elektronischen Format erfolgen. Eine wirksame Berichtigung wirkt auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungsausstellung zurück.
E-Rechnung und Vorsteuerabzug
Ein korrekter Umgang mit der E-Rechnung ist besonders wichtig im Hinblick auf den Vorsteuerabzug. Nur eine ordnungsgemäß ausgestellte E-Rechnung erfüllt die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG und berechtigt zum Vorsteuerabzug. Eine »ordnungsgemäße Rechnung« wird künftig nahezu ausschließlich eine E-Rechnung sein.
Wenn eine sonstige Rechnung ausgestellt wird, obwohl eine E-Rechnung erforderlich gewesen wäre, gilt diese nicht als ordnungsgemäße Rechnung und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug nach § 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG.
E-Rechnung: Was tun bei technischen Problemen?
Es sind keine spezifischen Ausnahmen für technische Probleme vorgesehen, auch nicht im BMF-Schreiben vom 15.10.2024.
Sollten anhaltende technische Probleme auftreten, ist es ratsam, frühzeitig Kontakt mit der zuständigen Finanzbehörde aufzunehmen. Der erste Anlaufpunkt ist das zuständige Finanzamt vor Ort.
Strafen bei Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht
Nicht jeder Unternehmer ist von der Einführung der E-Rechnung begeistert – sie bedeutet zusätzlichen Aufwand und Kosten, das Format ist neu und das Thema insgesamt sehr technisch. Die Pflicht zur E-Rechnung zu ignorieren, führt jedoch zu unangenehmen Konsequenzen.
Bei der Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht können verschiedene Sanktionen und Strafen eintreten, wie zum Beispiel:
Vorsteuerabzug: Eine nicht ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung, die nicht den Anforderungen einer E-Rechnung entspricht, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Der Empfänger der Rechnung kann die ausgewiesene Umsatzsteuer also nicht als Vorsteuer geltend machen.
Bußgelder: Bei Verstößen gegen die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung können Bußgelder verhängt werden. Die Höhe und die Umstände, unter denen Bußgelder verhängt werden, können je nach Bundesland und den jeweiligen Umständen variieren.
Rechtliche Ansprüche: Der Empfänger einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung kann zivilrechtliche Ansprüche geltend machen, um eine korrekte Rechnung zu erhalten. Dies kann zu zusätzlichen Kosten und Aufwand für den Rechnungsaussteller führen.
Steuerliche Nachteile: Unternehmen, die der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen nicht nachkommen, riskieren steuerliche Nachteile, da die Finanzverwaltung die Anerkennung der Rechnungen verweigern kann.
E-Rechnung: Richtig vorbereitet in 8 Schritten
Durch eine frühzeitige Vorbereitung können Unternehmen sicherstellen, dass sie die neuen Vorschriften ab 2025 erfüllen und von den Vorteilen der E-Rechnung wie verbesserter Effizienz, Kostensenkungen und optimiertem Cash-Management profitieren.
Folgende Schritte sollten Unternehmen in Betracht ziehen, um sich auf die Umstellung auf E-Rechnungen vorzubereiten:
Informationen über die Anforderungen einholen: Verstehen Sie die gesetzlichen Vorgaben und technischen Spezifikationen für E-Rechnungen, wie sie in der Europäischen Norm EN 16931 definiert sind.
Das richtige Format wählen: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen in einem akzeptierten Format wie ZUGFeRD 2.x oder XRechnung ausgestellt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Prozesse optimieren: Passen Sie interne Prozesse an, um die elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung zu integrieren. Dies steigert die Effizienz und senkt die Kosten.
Technologie-Upgrade: Investieren Sie rechtzeitig in die notwendige Technologie und Software, um E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden zu können.
Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen.
System testen: Führen Sie frühzeitig Tests durch, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert, bevor die gesetzliche Verpflichtung in Kraft tritt.
Übergangsfristen nutzen: Kleinere Unternehmen können von den Übergangsfristen profitieren, um sich schrittweise auf die vollständige Umstellung vorzubereiten.
Professionelle Unterstützung holen: Ziehen Sie Steuerberater oder IT-Spezialisten hinzu, um den Übergang zu erleichtern.