Bevor Unternehmen E-Rechnungen versenden, sollten diese unbedingt einer gründlichen Prüfung unterzogen werden. Im Folgenden erklären wir, wie elektronische Rechnungen für die öffentliche Verwaltung in Deutschland auf ihre Richtigkeit überprüft werden können – insbesondere, wie Sie Dokumente im XRechnung-Format validieren.
Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist das Ergebnis der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die festlegt, dass öffentliche Auftraggeber in Europa in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) hat die EN 16931 entwickelt, die die wesentlichen Bestandteile einer elektronischen Rechnung definiert. Jeder Mitgliedsstaat kann auf Basis dieser Norm spezifische Richtlinien formulieren, die auf die besonderen Anforderungen der jeweiligen Verwaltung abgestimmt sind. Diese Richtlinien werden als Core Invoice Usage Specification (CIUS) bezeichnet, und die XRechnung stellt die deutsche Ausführung dieser Spezifikation dar.
Erstellung und Übermittlung von XRechnungen
Für die Umsetzung von XRechnungen sind die Syntaxen UBL und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) zulässig. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Rechnungen in einer dieser beiden Syntaxen übermitteln müssen, während die Behörden in der Lage sein müssen, diese zu empfangen und zu verarbeiten.
Für den Massenversand von Rechnungen wird zunehmend die PEPPOL Infrastruktur (Pan-European Public Procurement Online) verwendet. PEPPOL wurde entwickelt, um einen sicheren und zuverlässigen Datenaustausch zu gewährleisten.
Warum ist die Validierung von XRechnungen wichtig?
Die meisten Unternehmen nutzen ein ERP-System, um ihre Prozesse abzubilden und zu automatisieren. Diese Systeme sind in der Regel in der Lage, Rechnungen in bestimmten Formaten zu exportieren (zum Beispiel als IDoc im Fall von SAP). Allerdings entspricht dieses Exportformat nicht den Anforderungen der XRechnung, weshalb es notwendig ist, die Daten in UBL oder UN/CEFACT CII umzuwandeln. Im Kontext des elektronischen Datenaustauschs spricht man hierbei auch von Konvertierung oder Mapping.
Die Konvertierung sollte idealerweise automatisiert erfolgen, jedoch garantiert dies nicht die Korrektheit des Dokuments.
Es gibt drei Hauptfehlerquellen:
- Dateninput im ERP-System: Hier können wichtige Pflichtfelder fehlen.
- Umwandlungsprozess: Fehler im Programmcode können ebenfalls zu Problemen führen.
- Bedingte Pflichtfelder: Je nach Geschäftsvorfall können mache Informationen zu Pflichtangaben werden, z.B. die IBAN bei Überweisung als Zahlungsart. Eine E-Rechnung ist also ein dynamisches Datenformat.
Durch die Validierung des Dokuments vor der Übermittlung können Fehler frühzeitig erkannt werden. Wenn beispielsweise erforderliche Daten fehlen, sollte dies dem Rechnungsaussteller mitgeteilt werden. Dieser hat dann die Möglichkeit, die Rechnung zu korrigieren und erneut zu exportieren.
Rechnungen sollten grundsätzlich nur dann versendet werden, wenn sie fehlerfrei sind und von einem Validierungstool als korrekt eingestuft wurden. Eine fehlerhafte Rechnung kann zu einem Einspruch führen.
Automatische Validierung durch einen Dienstleister
Wenn ein Unternehmen einen Dienstleister mit der Konvertierung und Übertragung von XRechnungen beauftragt, übernimmt dieser auch die Validierung der Dokumente. Der Datenaustausch mit dem Dienstleister erfolgt dabei wie folgt:
- Die Exportdatei aus dem ERP-System des Unternehmens wird an den Dienstleister übermittelt, wo das Dokument automatisch in das XRechnungs-Format umgewandelt wird.
- Bevor die Rechnung an den Empfänger gesendet wird, erfolgt eine Überprüfung auf Richtigkeit, wobei zwei Szenarien eintreten können:
- Szenario 1: Die Validierung verläuft fehlerfrei, und die Erstellung einer gültigen XRechnung wird bestätigt. In diesem Fall kann die Rechnung sicher an den Empfänger gesendet werden.
- Szenario 2: Die Prüfung ergibt, dass die E-Rechnung nicht dem XRechnung-Standard entspricht. Fehlerhafte Rechnungen werden nicht versendet. Stattdessen erhält das ERP-System des Unternehmens eine Statusmeldung mit einer detaillierten Fehlerbeschreibung. Wenn beispielsweise Daten fehlen, hat der Rechnungssteller die Möglichkeit, diese zu ergänzen, das Dokument erneut zu exportieren und es erneut vom Dienstleister konvertieren und validieren zu lassen.
Durch diesen Prozess können Unternehmen sicherstellen, dass lediglich Rechnungen, die dem Standard entsprechen, an die Auftraggeber versendet werden. Dadurch wird das Risiko eines Rechnungseinspruchs aufgrund nicht-konformer XRechnungen erheblich minimiert.