Konferenzräume sind Orte, an denen kommuniziert wird. Dabei sollten sich die Teilnehmer möglichst wohl fühlen und nicht durch etwa unbequeme Möbel oder einem bedrückenden Raumgefühl negativ beeinflusst werden. Eine aufrechte Sitzposition auf dem Konferenz- oder Bürostuhl, die den Rücken stützt und zugleich entlastet, sorgt auch über einen längeren Zeitraum für aufgeweckte Teilnehmer.

Nur wenn die Umgebung angemessen ist, kann sich voll auf die Inhalte der Besprechung konzentriert werden. Neben dem Komfort steht dabei auch die Funktionalität im Mittelpunkt. Anschlusstechnik für Laptops oder Tablets sollte vorhanden sein, sowie ausreichend Stromquellen. Die Herausforderung daran: Idealerweise sind die Anschlüsse so in die Ausstattung eingebunden, dass sie nicht besonders auffallen.